Eventfrog mit Flyo verbinden: Veranstaltungen automatisch synchronisieren

Events leben von Sichtbarkeit. Gleichzeitig soll die Pflege von Veranstaltungsdaten nicht unnötig kompliziert werden. Wer Events an mehreren Orten publiziert, kennt die Herausforderung: Titel, Beschreibung, Zeiten, Bilder, Veranstaltungsort und Ticketinformationen müssen konsistent bleiben. Zudem: für kleinere Events, z.B. ohne Ticket-Vorverkauf, ist der Copy-Paste-Aufwand in externe Eventkalender dann doch zu hoch, auch wenn sie natürlich ebenfalls von der Publizität profitieren würden.

Genau hier setzt die neue Eventfrog-Integration von Flyo an. Veranstaltungen aus Flyo können automatisiert auf Eventfrog erstellt werden und bleiben bei Änderungen auf Flyo-Seite immer automatisch aktuell. Für eine maximale Kontrolle werden Veranstaltungen dabei in Eventfrog initial jeweils als Entwurf angelegt. Dies stellt sicher, dass bei Event mit Ticketing erst alles sauber konfiguriert ist, bevor die Veranstaltung bei Eventfrog online geht. Jede folgende Aktualisierung geschieht dann komplett automatisch.

Mit der Eventfrog-Integration wird Flyo noch stärker zur zentralen Schaltstelle für Eventkommunikation. Statt Veranstaltungen mehrfach zu erfassen, werden strukturierte Inhalte aus Flyo genutzt und automatisiert auf Eventfrog veröffentlicht. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass Eventinformationen auf verschiedenen Kanälen konsistent bleiben. Und es ist eine Chance, auch für kleine Veranstaltungen von der Reichweite von Eventfrog zu profitieren.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung wird ein aktiver Eventfrog-Account mit Veranstalter-Zugang benötigt. Die API-Tokens werden im Eventfrog Dashboard unter den API-Einstellungen bereitgestellt. Flyo benötigt zwei Tokens: einen Public Token für Standort- und Rubrik-Abfragen sowie einen Organizer Token für das Erstellen und Verwalten von Events.

Damit die Integration sauber funktioniert, sollte zudem ein geeigneter Flyo Content Pool vorhanden sein. Dieser Content Pool enthält die Eventdaten, die später mit Eventfrog synchronisiert werden.

Setup: So gehst du vor

1. Eventfrog-Zugang vorbereiten

Zuerst wird im Eventfrog Dashboard geprüft, ob der Veranstalter-Zugang aktiv ist und ob die benötigten API-Tokens verfügbar sind. Der Public Token wird für lesende Abfragen verwendet, etwa für Standorte und Rubriken. Der Organizer Token ermöglicht das Erstellen und Verwalten von Events.

2. Integration in Flyo konfigurieren

In Flyo wird die Eventfrog-Integration eingerichtet und mit den Tokens verbunden. Danach werden grundlegende Standardwerte festgelegt.

Dazu gehört insbesondere der Standardveranstaltungsort. Dieser wird über eine Postleitzahl gesucht und anschliessend aus der Liste der Eventfrog-Standorte ausgewählt. Dieser Ort gilt standardmässig für alle synchronisierten Events.

Zusätzlich wird eine Standardrubrik definiert, zum Beispiel Konzert, Theater oder Sport. Diese Rubrik bestimmt, in welcher Kategorie der Event auf Eventfrog erscheint. Sie kann pro Inhalt individuell überschrieben werden.

3. Verhalten beim Entfernen von Inhalten festlegen

Ein wichtiger Punkt ist die Option «Fehlende Inhalte löschen». Wird diese aktiviert, löscht Flyo Events auf Eventfrog automatisch, sobald der zugehörige Inhalt nicht mehr im Content Pool vorhanden ist oder komplett offline geschaltet wird. Diese Einstellung sollte bewusst gewählt werden. Das Löschen auf Eventfrog ist unwiderruflich und kann Auswirkungen auf bereits verkaufte Tickets haben.

4. Felder zuordnen

Der zentrale Setup-Schritt ist die Feldzuordnung. Dabei werden Felder aus dem Flyo Content Pool mit den entsprechenden Eventfrog-Feldern verbunden. Pro Content Pool können diese Zuordnungen individuell konfiguriert werden.

Was ist sonst noch zu beachten?

Content-Modell zuerst sauber definieren

Die Qualität der Integration hängt stark vom Content-Modell ab. Bevor Events synchronisiert werden, sollte klar sein, welche Felder im Flyo Content Pool benötigt werden. Empfehlenswert ist ein strukturiertes Event-Schema mit mindestens Titel, Kurzbeschreibung, Start-Datum, Veranstalter, Bild, Beschreibung, Kontaktinformationen und optionalen Ticket- oder Vorverkaufsangaben.

Pflichtfelder konsequent pflegen

Wenn Pflichtfelder fehlen, kann ein Event nicht vollständig übertragen werden. Besonders Start-Datum, Titel, Kurzbeschreibung und Veranstalter Name sollten daher im redaktionellen Workflow klar als obligatorisch behandelt werden.

Rubriken und Standorte testen

Da Eventfrog mit eigenen Standort- und Rubrikdaten arbeitet, lohnt sich ein Test mit wenigen Events. So lässt sich prüfen, ob die gewählte Standardrubrik passt und ob individuelle Überschreibungen korrekt greifen.

Vorsicht beim automatischen Löschen

Die Löschoption ist praktisch, aber sensibel. Für einfache Veranstaltungskalender kann sie sinnvoll sein. Sobald Tickets verkauft werden oder Events öffentlich beworben sind, sollte genau geprüft werden, ob ein automatisches Löschen wirklich gewünscht ist.

Bilder und Beschreibungen kanalübergreifend denken

Die Eventseite auf Eventfrog ist oft ein Erstkontakt mit potenziellen Besuchenden. Deshalb sollten Kurzbeschreibung, Beschreibung und Bild nicht nur technisch korrekt gemappt, sondern auch kommunikativ optimiert sein. Die Kurzbeschreibung sollte schnell verständlich sein, die Beschreibung darf ausführlicher sein und kann HTML unterstützen.