Die versteckten Kosten deines CMS: Warum die Lizenz nur der Anfang ist

Kurzantwort: Bei klassischen CMS liegen die grössten Kosten selten in der Lizenz. Sie verstecken sich in vier Posten, die in keinem einzelnen Budget auftauchen: Wartung und Updates, kleine Änderungen durch Externe, die Mehrfachpflege derselben Inhalte und der Relaunch, der alle paar Jahre die Inhalte neu aufbaut. Wer CMS vergleicht, sollte diese Posten über die ganze Laufzeit betrachten, nicht nur den Preis auf der Offerte.

Warum die Kosten unsichtbar bleiben

Die Kosten eines CMS verteilen sich auf viele Schultern. Die IT bezahlt Updates und Hosting, die Agentur verrechnet kleine Anpassungen, und die Stunden, die das Marketing jede Woche in Copy-Paste steckt, stehen auf gar keiner Rechnung. Niemand sieht die Summe. Darum wirkt das bestehende System günstiger, als es ist.

Die vier versteckten Posten

1. Wartung und Updates

Monolithische Systeme kommen in Major-Versionen. Zwischen zwei Versionen ändern sich Schnittstellen, auf denen Erweiterungen und Templates aufbauen. Bei TYPO3 etwa endete der kostenlose Support für v12 am 30. April 2026. Wer nicht aktualisiert, kann Extended Long Term Support buchen, für v12 ab 3'200 Euro pro Jahr und Instanz. Das verschafft Zeit, löst aber nichts. Mehr dazu im Artikel «TYPO3-Update zu teuer? Was die Kosten wirklich treibt».

2. Kleine Änderungen, lange Wege

Eine Landingpage, ein neues Formularfeld, ein zusätzlicher Menüpunkt: In vielen Systemen braucht das eine externe Person. Jede Anpassung ist klein, aber sie kommt mit Offerte, Wartezeit und Rechnung.

3. Mehrfachpflege

Der grösste Posten fällt nicht alle paar Jahre an, sondern jede Woche. Derselbe Anlass steht im CMS, im Newsletter-Tool, auf Social Media und auf dem Screen im Foyer, jedes Mal von Hand erfasst. Bei einer Veranstaltung pro Woche sind das rund 200 vermeidbare Erfassungen im Jahr. Dazu kommen Insellösungen pro Kanal, etwa eine eigene Screen-Software oder ein Layout-Programm, jede mit eigener Lizenz und eigenem Know-how.

4. Der Relaunch-Zyklus

In einem klassischen CMS steckt der Inhalt im Layout. Darum heisst jeder Relaunch: Inhalte neu aufbauen oder aufwendig migrieren. Dieser Aufwand fällt bei jedem Relaunch von Neuem an.

Wie das Modell bei Flyo verteilt ist

Flyo ist ein gehosteter Dienst. Die Weiterentwicklung läuft fortlaufend und ist im Abonnement enthalten: keine Major-Versionen, kein auslaufender Support, keine kostenpflichtige Verlängerung. Benutzer und Inhalte sind unlimitiert, abgerechnet wird die tatsächliche Servernutzung. Und weil Inhalte getrennt vom Frontend liegen, überdauern sie jeden Relaunch.

Das ist nicht automatisch günstiger, sondern anders verteilt: Statt Projektkosten alle paar Jahre fällt laufend ein Abonnement an. Den Unterschied macht meist ein anderer Posten, nämlich die Mehrfachpflege. In zehn Flyo-Kundenprojekten sank der Aufwand für die Datenpflege um 80 %.

Und um fair zu bleiben

Es gibt gute Gründe, bei einem bestehenden System zu bleiben: sehr differenzierte Freigabeprozesse, Mandantenfähigkeit über viele Auftritte, ein grosser produktiver Bestand an Erweiterungen oder Open Source als Vorgabe in der Beschaffung. Und wer genau eine Website betreibt, wenig ändert und keine weiteren Kanäle plant, fährt mit einem gepflegten klassischen CMS oft günstiger.

Fazit

Bevor du CMS vergleichst, mach die versteckten Posten sichtbar:

1. Alle Posten auflisten. Lizenz, Hosting, Updates, externe Anpassungen und Relaunch, über fünf Jahre statt über eines.
2. Die Pflegestunden mitrechnen. Wie viele Stunden fliessen jede Woche in Inhalte, die mehrfach gepflegt werden?
3. Gleiches mit Gleichem vergleichen. Update-Offerte gegen Neubau-Offerte, nicht gegen das Gefühl, ein Wechsel sei teurer.

Wie ein Umstieg aussieht, zeigt die Lösungsseite Monolith ablösen. Vergleiche mit einzelnen Systemen findest du im Headless-CMS-Vergleich.